Case: Lean Brown Paper techniek - Bestfresh ontdekt 143 verbeterpunten
Aanleiding en doel
Een nieuw ERP-systeem voor alle labels van Bestfresh. Dat is een forse uitdaging! Niet alleen vanuit de ICT, maar ook vanuit processen en mensen. Na jarenlang gebruik is de bestaande digitale infrastructuur uitgedijd en sluiten de specificaties niet meer aan op de hedendaagse eisen. Om die reden ging de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) van de organisatie op zoek naar een vervangend pakket. Hierin was het maken van de koppeling met de praktijk een belangrijk vraagstuk, als ook het vinden van de aansluiting bij de processen zoals je deze idealiter binnen alle organisatieonderdelen effectief en efficiënt wil laten verlopen. Hoe betrek je mensen vanuit alle disciplines hierbij? En op welke wijze breng je de huidige processen en de gewenste toekomstige processen in kaart zodat je dit als input kunt meenemen voor de selectie en inrichting van het nieuwe ERP-pakket? UAcademy kwam met de oplossing.“De post-it’s vlogen op het bruine papier”
Aanpak
Voor de start van het ‘echte’ werk introduceerden wij de Lean Brown Paper-techniek. Dit is een aanpak die de waardeketen, ook wel de value stream, van de organisatie gedetailleerd in kaart brengt voor zowel de huidige als toekomstige situatie. Dit doen we door letterlijk lange vellen bruin papier te gebruiken en de procesactiviteiten, proceskeuzes, in/output, voorraad en informatiestromen door middel van post-it’s te visualiseren. We organiseerden deze Workshop Brown Paper voor medewerkers uit alle processen/afdelingen, en stelden werkgroepen samen. Deze werkgroepen gingen eerst aan de slag met het optekenen van het huidige proces. Met andere woorden: een Brown Paper maken van de manier van werken, stap voor stap, zoals het nu werkelijk gaat. Onder begeleiding van UAcademy en de projectleider van Bestfresh vlogen de post-it’s op het bruine papier. Het prettige van post-it’s is dat je ze eenvoudig kunt verplaatsen. Vele handelingen en werkzaamheden worden onbewust en automatisch verricht, om nog maar te zwijgen over verschillende werkwijzen van medewerkers. Het is niet overdreven om aan te geven dat we minstens 58 meter brownpaper nodig hadden om het huidige proces van de inkoop van groenten en fruit tot de aflevering bij de klant, in kaart te brengen. Voor veel deelnemers was dit een soort openbaring. Hoe vaak niet de uitspraak voorbij kwam: “Ik wist niet dat wij ons proces zo ingewikkeld hebben kunnen maken!”, of “Wat voeren we toch veel dubbele handelingen uit, dat moet toch echt anders kunnen!”. Deze sessies resulteerden al in 143 verbeterpunten om vele euro’s te besparen én de kwaliteit met sprongen vooruit gaat. Na het in kaart brengen van de huidige situatie en het benoemen van alle bijzonderheden (of: Lean verspillingen) was het tijd voor de toekomstige gewenste situatie. Dezelfde deelnemers en teams begonnen opnieuw met een schone, lege Brown Paper. Nu was de vraag: hoe zouden we vanuit het oogpunt van effectiviteit, efficiency en het voorkomen van verspillingen willen werken? Kortom: wat wordt de toekomstige gewenste situatie? De medewerkers – inmiddels ervaren met de Brown Paper techniek - brachten in no time de gewenste situatie in kaart. Uiteraard is hierbij cruciaal geweest dat je de juiste mensen van de verschillende afdelingen en disciplines bij elkaar zet. Het grote verschil met de eerste Brown Paper was 24 meter. Het aantal processtappen was bijna gehalveerd.“Ik wist niet dat wij ons proces zo ingewikkeld hebben kunnen maken!”
